Mit einem Chatbot wird die Terminvereinbarung für Sie und Ihre Kunden noch einfacher: Statt zum Telefonhörer zu greifen, einen Termin per E-Mail abzustimmen oder nach dem passenden Formular auf der Webseite zu suchen können Kunden jetzt einfach und intuitiv per Chatbot einen Termin aussuchen und vereinbaren.

Die Terminvereinbarung mit Kalenderintegration ist ab sofort in unserem assono Chatbot-Framework verfügbar und kann auch in Ihrem Chatbot von assono genutzt werden.

Chatbots werden in vielen Bereichen eingesetzt. Zur Terminvereinbarung über Chatbots gibt es daher vielfältige Anwendungsbeispiele:

Vertrieb und Marketing: Entscheider und Einkäufer informieren sich in der Regel online über einen Anbieter, bevor sie mit diesem in Kontakt treten. Ein Chatbot stellt gezielt Informationen bereit und schlägt an geeigneten Stellen vor, mit einem Experten des Anbieters in Kontakt zu treten.

Dienstleistungen, Beratungen und Arzttermine: Ob Restaurantbesuch, Arzttermin, Studiengangberatung, Wohnungsbesichtigung oder ein Beratungsgespräch für Versicherungen – hier sind oft Termine nötig. Wer über den Chatbot einen Termin vereinbart, muss weder zum Telefonhörer greifen, noch auf eine Abstimmung per E-Mail warten.

Bürger-Service: Viele Amtsgänge lassen sich ebenfalls nur mit Termin erledigen. Zusammen mit dem Termin kann der Chatbot weitere nützliche Informationen liefern, zum Beispiel wo sich die Räumlichkeiten für den Termin befinden oder welche Unterlagen zur Ummeldung mitgebracht werden müssen.

Interne Kommunikation: Auch für unternehmensinterne Chatbots bietet sich die Terminfunktion an. Meetings können dort geplant werden. Der Chatbot sucht dann nach Zeitfenstern, zu denen alle am Meeting beteiligten Zeit haben.

Über das assono Chatbot Framework ist es nun schnell und einfach möglich, Termine zwischen Ihnen und Ihren Kunden zu vereinbaren:

• Über eine Schnittstelle kann der Chatbot auf Ihren Kalender zugreifen und freie Termine für Beratungsgespräche anzeigen.
• Der Nutzer wählt einen Termin aus und hinterlässt notwendige Daten, zum Beispiel seine Telefonnummer und E-Mail-Adresse.
• In Ihrem Kalender wird der Termin mit dem Kunden samt Kontaktinformationen eingetragen.
• Der Nutzer erhält eine Bestätigungs-E-Mail mit seinem Termin.
• Zum ausgemachten Zeitpunkt treten Sie mit Ihrem Kunden in Kontakt.

Chatverläufe sind nicht linear. Nutzer können sich mit jeder Eingabe für eine neue Abzweigung im Dialog entscheiden. Den Nutzer zur Terminvereinbarung zu leiten, ohne dabei aufdringlich zu wirken, ist hier die größte Herausforderung. Der Chatbot soll den Termin also genau dann anbieten, wenn der Nutzer diesen brauchen könnte und auch eine Möglichkeit bieten, den Chat ohne Terminvereinbarung fortzusetzen.

Es gibt im Dialog verschiedene Punkte, zu denen die Terminvereinbarung ausgelöst werden kann. Hier sind einige Beispiele dafür:

1. Nutzer fragt nach Termin: Dieser Punkt ist fast schon zu offensichtlich, um in dieser Aufzählung genannt zu werden. Wenn der Nutzer nach einem Termin fragt, soll der Chatbot darauf natürlich reagieren können. Es ist wichtig hier zu beachten, dass Nutzer sowohl mit direkten, als auch mit indirekten Formulierungen nach einem Termin fragen können.

Beispiele für direkte Terminanfragen:

• "Ich möchte einen Termin."
• "Wie kann ich einen Termin vereinbaren?"
• "Kann ich dafür einen Termin für ein Beratungsgespräch bekommen?"
  

Beispiele für indirekte Terminanfragen:

• "Kann ich darüber mit einem Ihrer Berater sprechen?"
• "Kann mich einer Ihrer Mitarbeiter dazu beraten?"
• "Können Sie mich zurückrufen?"
  

2. Termin schon am Anfang anbieten: Transparenz ist wichtig, um das Vertrauen des Nutzers zu gewinnen. Schon zu Anfang des Chat-Gesprächs sollte der Nutzer wissen, was ihn erwartet. Wenn der Chatbot also schon zu Beginn des Gesprächs auf die Möglichkeit der Terminvereinbarung hinweist, fühlt sich der Nutzer vom Vorschlag des Chatbots später nicht überrumpelt. Der Chatbot kann im Begrüßungstext darauf hinweisen, dass es möglich ist, einen Termin über ihn zu vereinbaren oder er bietet direkt einen Button an, über den der Nutzer zur Terminvereinbarung gelangt.

3. Komplexe Fragen: Chatbots sind sehr gut dafür geeignet repetitive Fragen zu beantworten und gezielte Informationen zur Verfügung zu stellen. Bei einigen Fragen muss zunächst die individuelle Situation des Nutzers genau betrachtet werden, um sie genau zu beantworten. Ein ausführliches Beratungsgespräch soll ein Chatbot nicht ersetzen. Stattdessen kann er die Situation nutzen und ein Gespräch mit einem menschlichen Mitarbeiter vorschlagen. Welche Fragen der Chatbot selbst beantworten soll und bei welchen er auf einen Termin verweist, erarbeiten wir gerne gemeinsam mit Ihnen in unseren Chatbot-Workshops zu Beginn Ihres Chatbot-Projekts.

Die Terminfunktion kann in jene Kalender integriert werden, die eine in Java ansprechbare API, wie zum Beispiel eine Rest-API, haben. Dies trifft auf die allermeisten Kalendersysteme zu. Gerne können wir Ihren Anwendungsfall in einem gemeinsamen Gespräch beurteilen.

Ein Chatbot, der nicht nur Fragen beantwortet, sondern auch Termine vereinbart, ist genau das Richtige für Ihr Unternehmen? Gerne beraten wir Sie dazu in einem kostenlosen Erstgespräch. Vereinbaren Sie doch einfach einen Termin über unseren Chatbot auf unserer Webseite. Natürlich können Sie uns auch weiterhin ganz klassisch per Telefon unter +49 4307 900 407 kontaktieren. Wir freuen uns auf Sie!