HCL Connections erlaubt seit einigen Versionen die Zusammenarbeit mit Personen außerhalb der eigenen Organisationen - mit externen Personen oder kurz mit Externen. So kann man zum Beispiel für unternehmensübergreifende Projekte auch Kunden, Lieferanten, Partner, Berater, Freiberufler usw. mit in eine Community einladen und gemeinsam Ziele erreichen.

Natürlich sollen Externe nicht alles sehen können, was in Connections gespeichert ist. Wenn ein Mitarbeiter z. B. eine Datei "für alle" teilt, heißt das eigentlich "für alle in meinem Unternehmen". Die Entscheidung, eine Community für Externe zu öffnen sollte also wohlüberlegt und bewusst getroffen werden. Deshalb kann man bei Connections über eine Einstellung im Profil des Benutzers steuern, ob er Communities erstellen darf, in denen auch externe Personen Mitglieder werden dürfen. Diese Communities kann man auch schnell daran erkennen, dass ein spezielles Symbol das Bild der Community überlagert (blaues Haus mit Pfeil nach außen).

Gespeichert wird das in der Spalte ROLE_ID der Tabelle EMPINST.EMP_ROLE_MAP in der PEOPLEDB.

Die ROLE_ID kann die Werte "employee", "employee.extended" oder "visitor" annehmen. Sie wird normalerweise festgelegt, wenn der Benutzer über den TDI-Profile-Sync angelegt wird.

Wenn man sein Connections aber zunächst nur rein intern genutzt hat und es später auch für Externe öffnen möchte, muss man die ROLE_ID der internen Benutzer ändern - zumindest derjenigen Personen, die externe Communities anlegen können sollen.