Ob per Anruf, E-Mail, Brief, Kontaktformular oder über verschiedene Social-Media-Kanäle: Beschwerden können Ihr Unternehmen auf vielen Wege erreichen. Nun heißt es schnell zu handeln, um aus einem verärgerten Kunden einen zufriedenen Kunden zu machen. Die HCL Notes-Anwendung von assono hilft Ihnen dabei.

Durch die vielen Eingangsmöglichkeiten sind Beschwerden oft dezentral im Unternehmen verteilt und werden in ganz unterschiedlichen Abteilungen registriert. Nun gilt es, diese zentral zu sammeln und vom Eingang bis zum Abschluss in einem einfachen und übersichtlichen Prozess zu bearbeiten.

Jeder Mitarbeiter, der potentiell mit Beschwerden von Kunden zu tun hat, erhält Zugang zu Ihrer Beschwerdemanagement-Software. Dort dokumentiert er die Beschwerde und kann eingescannte Briefe, E-Mails oder andere Schriftstücke anhängen. Die Beschwerde wird nach der Erfassung an den zuständigen Bearbeiter weitergeleitet. Ebenso sind Weiterleitungen „zur Kenntnisnahme“ an Bereichs- oder Abteilungsleiter möglich. Auch Kommentare oder Stellungnahmen können Sie über die Anwendung einholen.

Für jede Beschwerde legen Sie fest, bis wann sie abgeschlossen sein muss. Ebenso können Sie entscheiden ob und wann eine Erinnerung vor dem Fristende erfolgen soll und wie Sie Eskalationsstufen definieren. Über das Beschwerdemanagement sind sowohl automatische als auch manuelle Benachrichtigungen möglich. Die Oberfläche wird so gestaltet, dass Anwender sofort die für sie relevanten Vorgänge sehen. Verschiedene Ansichten sorgen für einen guten Überblick. Beschwerden können für den Sachbearbeiter priorisiert werden und so für Klarheit sorgen.

Je transparenter der Bearbeitungsprozess, desto zufriedener wird der Kunde mit Ihnen sein. Neben dem Eingang der Beschwerde und dem Abschluss der Bearbeitung können Sie den Kunden jederzeit über den Zwischenstand informieren. Dazu sind in der Anwendung Vorlagen für E-Mails hinterlegt, die der Sachbearbeiter auswählen kann. Jeder Kontakt wird dem Zugang zugeordnet.

HCL Notes und Domino verfügen über ein sehr ausgeklügeltes Sicherheitskonzept bis auf Dokumentebene hinunter. Im Gegensatz zu anderen Systemen wird diese Sicherheit nicht nur auf der Anwendungsebene implementiert, sondern wird schon vom Domino-Server zur Verfügung gestellt. Dadurch wird gewährleistet, dass auch bei einem Zugriff an der Anwendungslogik vorbei, Personen immer nur die Daten sehen können, für die sie berechtigt sind.

Die Beschwerdemanagement-Software von assono hilft Ihnen dabei, einen dezentralen Prozess im Unternehmen zu digitalisieren und zentral zu verwalten. Hier sehen Sie die Vorteile der HCL Notes Anwendung auf einen Blick:

• Zentrale Erfassung der Beschwerde
• Einfach nachvollziehbarer Workflow
• Kategorisierung der Beschwerden
• Fristen- und Benachrichtigungsmanagement
• Ampelfunktion für Beschwerdecontrolling
• Automatische Benachrichtigungen an den Kunden
• Einfaches und sicheres Rechtemanagement
• Einfache Auswertungsmöglichkeiten

Sie wollen auch die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen voranbringen und Ihre Prozesse effizienter gestalten? Wir von assono helfen Ihnen dabei. Kontaktieren Sie uns für einen kostenlosen Beratungstermin. Rufen sie uns an unter +49 4307 900 408 oder schreiben Sie uns per Kontaktformular oder per Mail an kontakt@assono.de.