Welche Dokumente muss ich auf eine Dienstreise mitnehmen? Gibt es notwendige Impfungen oder Voruntersuchungen für das Zielland? Wie sieht es mit dem Versicherungsschutz aus? Welche Hotels und Transportmittel müssen gebucht werden und wer genehmigt die Reise?

Dienstreisen können einen großen organisatorischen Aufwand mit sich bringen, der häufig noch auf Papier erledigt wird. Bei assono haben wir eine Notes-Anwendung entwickelt, die unternehmensindividuelle Workflows für Reisemeldungen vollständig digital abbildet. Unsere Kunden sparen sich so nicht nur die Arbeit auf Papier. Durch die kürzeren Wege und Automatisierungen arbeiten die Anwender unserer Software effizienter und haben mehr Zeit, sich um komplexere Themen zu kümmern.

An der Genehmigung einer Dienstreise sind oft mehrere Personen in einem Unternehmen beteiligt. Je nach Umfang muss die Abteilungsleitung oder auch die Geschäftsführung zustimmen. In der Reisemeldung-Anwendung können Sie den gesamten Prozess digital und individuell für Ihr Unternehmen abbilden. Interne Anträge auf Papier oder lange E-Mailverläufe zur Reiseorganisation gehören damit der Vergangenheit an.

Ein Messebesuch in Mailand, eine Tagung in Stockholm oder eine Schulung in Prag – egal wo Sie sich beruflich im EU-Ausland oder im Schengenraum aufhalten – wenn Sie auf Geschäftsreise sind, benötigen Sie eine A1-Bescheinigung. Sie bescheinigt, welches Sozialversicherungssystem für Ihren Mitarbeiter zuständig ist und verhindert, dass die Abgaben doppelt gezahlt werden müssen.

In einigen Nicht-EU-Ländern müssen Sie besondere Einreisebestimmungen beachten. So ist zum Beispiel bei der Einreise in die USA ein Visum notwendig, dass Sie rechtzeitig beantragen müssen. Nehmen Sie Ausrüstung mit ins Ausland, zum Beispiel für eine Messe, müssen Sie vorab ein Carnet ATA beantragen, um Zahlungen am Zoll zu vermeiden. Für einige Länder gelten zudem besondere Empfehlungen oder Vorschriften für Impfungen. Auch diese kann Ihnen die Anwendung für Reisemeldungen anzeigen und die Beantragung bzw. Überprüfung in die Wege leiten.

Auch auf Dienstreisen muss die Fürsorgepflicht des Arbeitgebers gewährleistet sein. Ist ihr Mitarbeiter fit für eine lange Reise? Befindet er sich in einem gesundheitlich guten Zustand oder gehört er zu einer Risikogruppe, die aufgrund von Vorerkrankungen auf eine lange Reise verzichten sollte? Lassen Sie sich die Reisetauglichkeit über die Anwendung zur Reisemeldung bestätigen, um Ihre Mitarbeiter zu schützen und Komplikationen auf der Reise zu vermeiden.

Auch die Frage der Versicherung im Ausland muss geklärt sein. Haben Sie eine Auslandskrankenversicherung für Ihre Mitarbeiter, so können diese die nötigen Angaben in der Anwendung machen. Auch eine dazugehörige Datenschutzerklärung können Ihre Mitarbeiter in der Anwendung bestätigen, falls dies nach Ihren Vorgaben nötig ist.

Zudem sollten Ihre Mitarbeiter Mitteilungen zu Reise- und Sicherheitshinweisen über das Zielland erhalten und zur Kenntnis nehmen. Informationen können Sie über die Anwendung automatisiert verschicken und sich die Kenntnisnahme darüber über die Anwendung ebenfalls bestätigen lassen.

Meist sind Dienstreisende nicht selbst für die Buchung Ihrer Fahrten und Hotels zuständig, sondern geben diese Aufgabe an das Reisemanagement, die Personalabteilung oder einen externen Dienstleister ab. Der Antragsteller hinterlegt die Anforderungen an seine Reise, zum Beispiel ein Zeitfenster für die An- und Abreise oder Transportmittel und Hotel, in der Anwendung. Nach erfolgreichem Abschluss des Genehmigungsprozesses wird eine automatische E-Mail mit den Anforderungen generiert und an die zuständige Stelle gesendet, die die Buchung in Abstimmung mit den Reisenden vornimmt.

Auch für den Fall, dass jeder Reisende eine eigene Reisemeldung abgeben muss, so können dennoch Daten des Haupt-Antragstellers, wie Zielort, Reisezweck, Transport, Unterbringung und Aufenthaltszeit, für andere Mitreisende übernommen werden. Der Meldeprozess für Mitreisende und die Bearbeitung des Antrags wird vereinfacht und spart Zeit in der Reiseorganisation.

Reisemeldungen umfassen verschiedene Prozesse, die Sie digital abbilden können. Sehen Sie auf einen Blick, wie Ihnen eine Anwendung zur Reisemeldung helfen kann:

• Beschleunigen Sie Genehmigungsprozesse durch klare Vorgaben.
• Lassen Sie sich automatisch anzeigen, welche Anforderungen für Reisen in bestimmte Zielländer gelten.
• Prüfen Sie digital, ob notwendige Dokumente, Versicherungen und Impfungen für eine Reise vorliegen.
• Lassen Sie sich die Reisetauglichkeit Ihrer Mitarbeiter digital bescheinigen.
• Gehen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter versichert sind und sich über das Zielland informiert haben.
• Leiten Sie die Anforderungen an Transportmittel und Hotels an das Reisemanagement, die Personalabteilung oder den externen Dienstleister weiter, welcher für die Buchung zuständig ist.
• Vereinfachen Sie den Workflow für Mitreisende, indem Daten vom Hauptreisenden übernommen werden.

Sie haben kein Notes und wollen dennoch Ihre Reisemeldungs-Prozess digitalisieren? Auch hier können wir Ihnen Lösungen anbieten, zum Beispiel als Webanwendung oder als hybride App. Sprechen Sie uns an!

Der Workflow bei der Abwicklung von Dienstreisen ist von Unternehmen zu Unternehmen individuell. Freigabe- und Genehmigungsprozesse können sich unterscheiden, ebenso der Buchungsprozess. Ihre Notes-Anwendung für die Reisemeldung wird von assono ganz genau an Ihre Bedürfnisse angepasst.

Sie interessieren sich ebenfalls für eine Anwendung zur Digitalisierung Ihrer Workflows im Unternehmen? Wir von assono helfen Ihnen dabei und beraten Sie gerne in einem kostenlosen Erstgespräch. Kontaktieren Sie uns für einen kostenlosen Beratungstermin unter +49 4307 900 408 oder schreiben Sie uns per Kontaktformular oder per Mail an kontakt@assono.de.