Genehmigungen einholen - ein sehr wichtiger aber teilweise auch langwieriger und nervenaufreibender Prozess für Mitarbeiter in Unternehmen, insbesondere dann, wenn entscheidungsrelevante Personen kaum Zeit haben. Wichtige Entscheidungen sollten bei jedem Unternehmen zunächst übersichtlich dargestellt und dann an die entsprechenden Personen vorgelegt werden, um eine qualifizierte Beurteilung in Form einer Genehmigung bekommen zu können. Insbesondere Führungskräfte haben allerdings meistens wenig Zeit. Die wichtigen Entscheider sind oft unterwegs, arbeiten ab und zu mal standortunabhängig oder auch am Smartphone, wenn es im Taxi oder der Bahn von einem Termin zum nächsten geht. Diese Zeiten könnten sinnvoll für Genehmigungen genutzt werden, wenn es eine Möglichkeit gäbe, auch von unterwegs diesen Prozess einsehen und bearbeiten zu können.

Klassische Notes-Anwendungen haben traditionell einen starken Anteil an Genehmigungsworkflows. Diese Workflows werden bisher größtenteils im Notes-Client am Computer abgearbeitet. Um die Prozesse bei Genehmigungen zu beschleunigen und flexibler zu halten, liegt daher die Idee nah, die entsprechenden Notes-Anwendungen für Genehmigungsprozesse auch vom Smartphone aus den Führungskräften zugänglich zu machen.

Der Aufwand hierfür bleibt überschaubar, denn es muss hierzu nicht die komplette Notes-Anwendungen webfähig gemacht werden. Es reicht bereits aus, wenn nur der Teil für die Genehmigungen bei Notes den Entscheidern mobil (webfähig) zur Verfügung steht.

Bei der Umsetzung ist insbesondere darauf zu achten, dass die für eine Entscheidung verantwortlichen Person alle notwendigen Informationen übersichtlich auf dem Smartphone einsehen kann, um die Entscheidung für eine Genehmigung fundiert treffen zu können. Die Informationen müssen daher für das Display eines Smartphones sinnvoll aufbereitet werden, denn schnelle Entscheidungen setzen eine gute und vor allem schnell verständliche Darstellung der entscheidungsrelevanten Daten voraus.

Alles, was innerhalb von wenigen Minuten erledigt werden kann, sollte möglichst nicht lange aufgeschoben werden, um produktiv bleiben zu können. Wenn "zwischendurch" in kurzer Zeit auf dem Smartphone eine Genehmigung erteilt werden kann, ergeben sich bereits viele Vorteile für ein Unternehmen:

1. Der Manager kann Zeit zwischen zwei Terminen oder Warten auf das Taxi etc. produktiv nutzen.
2. Niemand muss sich mehr merken, dass später im Büro noch eine Genehmigung erteilt werden muss.
3. Die Prozessdurchlaufzeiten sind kürzer, d.h. auch, dass die Mitarbeiterzufriedenheit steigt, da Prozesse schneller erledigt werden können.

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