Schon kleine Fehler in der Verwaltung können hohe Kosten nach sich ziehen. Was, wenn ein zuständiger Mitarbeiter plötzlich krank wird, wenn eine wichtige Frist naht? Oder wenn der Mitarbeiter ausscheidet, der zuvor für die Einhaltung von vertraglich festgelegten Lieferterminen zuständig war? Die Vertragsmanagement-Software von assono basierend auf HCL Notes und Domino bietet Ihnen eine Lösung, um solche Risiken früh zu erkennen und Verträge einfach zu verwalten.

Mithilfe der Software können Sie Verträge einfach registrieren, dokumentieren und Vertragsänderungen festhalten. Die Handelnden in Ihrem Unternehmen bleiben auf dem gleichen Informationsstand und werden über Termine rechtzeitig benachrichtigt.

In Unternehmen, in denen keine Software für das Vertragsmanagement im Einsatz ist, werden oftmals Excel-Listen als Alternativen genutzt. Solche Dokumente können beliebig kopiert, verschoben, verschickt oder gelöscht werden und in mehreren Versionen vorliegen. Das kann in verschiedenen Abteilungen zu unterschiedlichen Informationsständen oder redundanten Daten führen.

Dazu kommen weitere Nachteile:

• Recherchen sind aufwendig und nehmen übermäßig viel Zeit in Anspruch, da Filtermöglichkeiten begrenzt sind.
  
• Durch das fehlende Fristenmanagement werden Termine leicht verpasst.
• Vertragsbeziehungen sind intransparent.
  
• Durch das fehlende Rechtemanagement können sensible Daten in falsche Hände gelangen.
• Zu Verträgen gehörige Dokumente können nicht angehängt werden.

Die Vertragsmanagement-Software von assono hilft, all Ihre Verträge mit den entsprechenden Vertragsbedingungen im Blick zu behalten. Sie können relevante Informationen zentral zusammenführen und die zum Vertrag gehörigen Dateien ganz einfach anhängen. Sparen Sie sich den Gang ins Archiv und das Blättern in dicken Aktenordnern. Verträge werden zudem von zahlreichen E-Mails begleitet. Dokumentieren Sie diese in der Kommunikationsübersicht, um zu einem späteren Zeitpunkt den Entstehungsprozesse Ihrer Verträge nachvollziehen zu können. Eine Anbindung an ihr CRM ermöglicht, Stammdaten Ihrer Vertragspartner mit wenigen Klicks zu importieren.

Was passiert, wenn bei Ablauf einer Frist ein Mitarbeiter krank wird oder aus dem Unternehmen ausscheidet? Minimieren Sie mit dem Vertragsmanagement von assono Ihre ökonomischen und rechtlichen Risiken. Über das Fristenmanagement können Sie Ihren Mitarbeitern Aufgaben zuteilen und Sie über die Benachrichtigungsfunktion rechtzeitig per E-Mail an Fristen und Termine erinnern. Wer zu welchem Zeitpunkt benachrichtigt wird und wie viele E-Mails verschickt werden sollen, können Sie in der Software feingliedrig eintragen.

Durch das einfache Rechtemanagement können Sie festlegen, wer im Unternehmen auf entsprechende Dokumente zugreifen darf. Sie können selbst bestimmen, wer welche Informationen einsehen kann, wer ein Leserecht bekommt und wer Dokumente bearbeiten darf. Ungleiche Informationsstände zwischen den Handelnden in Ihrem Unternehmen können durch die Vertragsmanagement-Software beseitigt werden. Verantwortliche können Verträge leicht auffinden und einsehen.

Nutzen Sie auch die zahlreichen Such- und Filtermöglichkeiten. So können Sie beispielsweise mit nur einem Klick alle Informationen zu Ihren internen und externen Vertragspartnern einsehen. Die Vertragsmanagement-Software von assono unterstützt Sie auch im Controlling. So können Sie Ihre laufenden Kosten oder die Kosten einzelner Abteilungen schnell und bequem abfragen.

• Zentrale Ablage: Speichern Sie alle Informationen zu Ihren Verträgen an einem Ort ab und hängen Sie Vertragsdateien und E-Mails ganz einfach an.
• Benachrichtigungen an Verantwortliche: Lassen Sie sich über Ereignisse wie Kündigungsfristen, Vertragsverlängerungen oder Vertragsenden rechtzeitig benachrichtigen und verpassen Sie keine Fristen mehr.
• Effiziente Kommunikation: Beseitigen Sie ungleiche Informationsstände zwischen Handelnden im Unternehmen und vereinfachen Sie Kommunikationswege.
• Einfaches Rechtemanagement: Legen Sie fest, wer Verträge einsehen und bearbeiten darf.
• Behalten Sie den Überblick: Sehen Sie auf einen Blick alle Ihre internen und externen Vertragspartner.
• Unkomplizierte Datenabfrage: Fragen Sie Ihre laufenden Kosten ab und nutzen Sie weitere umfangreiche Such- und Filtermöglichkeiten.

Nutzen auch Sie die Vertragsmanagement-Software von assono, um die Verwaltung ihrer Verträge zu optimieren. Profitieren Sie von unserer langjährigen Erfahrung, individuellen Features, einer modernen Benutzeroberfläche und schnellem Suport. Vereinbaren Sie gerne einen Termin für ein unverbindliches Webmeeting. Rufen Sie uns dazu gerne an unter +49 4307 900 408 oder schreiben Sie uns eine Mail an abalzer@assono.de. Weitere Informationen zu dem Produkt finden Sie auf unserer Webseite.