Eine gute interne Organisation ist einer der wesentlichen Faktoren, um ein erfolgreiches Unternehmen führen zu können. Um hier den entscheidenden Schritt voraus zu sein, sollte ein Unternehmen hinsichtlich der internen Kommunikation Übersichtlichkeit, klare Strukturen, Reaktionsschnelle und Flexibilität miteinander vereinen können. Daher lohnt es sich, ein für das Unternehmen effektives Intranet aufzubauen.

Ein Intranet ermöglicht es den Mitarbeitern eines Unternehmens auf intuitive und übersichtliche Art zu kommunizieren. Hierzu stellt es Ablagen zum gemeinsamen Verwalten von Dateien sowie in vielen Fällen auch thematisch gegliederte Foren, Wikis und weitere Werkzeuge ganz nach Ihrem Bedarf zur Verfügung. Ein Intranet optimiert dadurch nicht nur den Informationsfluss, sondern es befähigt die Mitarbeiter auch zu intensiverer und effektiverer Teamarbeit.

Des Weiteren sammelt und archiviert ein Intranet alle relevanten Daten, die im Laufe der Zeit von Mitarbeitern angelegt wurden, und wird so zum Wissensspeicher des Unternehmens, auf den jederzeit zurückgegriffen werden kann. Hierzu sind Beispielsweise Wikis, Dateiablagen und Foren in vielen typischen Intranet-Umgebungen eingebettet. Ein Intranet sorgt so für einen zentralen Zugang zu den Informationen und fungiert meist auch als Versionierung, sodass, wenn nötig, jederzeit auch auf ältere Dateien wieder zurückgegriffen werden kann.

Ein gutes Intranet spiegelt immer die grundsätzliche Struktur eines Unternehmens wider. Verschiedene Bereiche können für verschiedene Mitarbeiter zugänglich gemacht werden, sodass bei der Kommunikation immer festgelegt werden kann, wer von den Mitarbeitern dazu befugt ist, welche Inhalte zu sehen oder zu bearbeiten. Hierzu kann ein Intranet mit integrierten Workflowanwendungen für jeden Prozess im Unternehmen abgebildet werden. So kann der Mitarbeiter effizient und übersichtlich auf einer zentralen, gut erreichbaren Plattform alles erledigen, während das Intranet ihm die organisatorischen Fragen in vielen Bereichen abnehmen kann.

Durch die Nutzung eines effektiven Intranets profitiert ein Unternehmen also gleich in mehreren Bereichen:

Jede Organisation benötigt eine zentrale Plattform, über welche Informationen geteilt werden und Kommunikation ablaufen kann. Ein Intranet stellt hier die notwendigen Funktionalitäten bereit. Zentraler Mehrwert:

• Der Mailflut entkommen - Mails sind oft nur im Kontakt mit Externen notwendig.
• Gut dokumentiertes Wissen - Mitarbeiter können (z.B. dank eines Wikisystems) schneller auf bereits gesammeltes Wissen zugreifen.
• Maßgeschneidert auf die Unternehmensstruktur angepasst - Dank individueller Lösungen/Anpassungen kann man genau das Intranet bekommen, was individuell für ein Unternehmen benötigt wird.

Teams, die auch abteilungsübergreifend zusammengestellt werden oder bei denen Externe involviert sind, können über einen einheitlichen Kanal kommunizieren. Zentraler Mehrwert:

• Einfache Kommunikation - Durch die feste Teamstruktur und den zentralen Kommunikationskanal fallen Kommunikationsprozesse einfacher.
• Rechte Verwaltung - Sichtbarkeiten und Bearbeitungsrechte können nach Gruppe und Rolle vergeben werden.

Ein Intranet muss nicht immer nur für die Mitarbeiter sein. Auch Stammkunden, Teilnehmern bestimmter Aktionen, Mitgliedern oder sonstigen interessierten Personen kann man ein Intranet zur Verfügung stellen, bei welchem sie sich untereinander absprechen und beraten können. Zentraler Mehrwert:

• Direkter Kundenkontakt - sobald einzelne Mitarbeiter im Intranet aktiv sind, bietet sich ein Potenzial für formlosen, direkten Kontakt mit dem Kunden.
• Mehrwert für den Kunden - Dadurch, dass man sich mit anderen austauschen kann, kann man das Angebot noch besser nutzen. Das erhöht nicht nur den Nutzen für den Kunden, sondern auch die Kundenbindung.

Ein Intranet muss nicht unbedingt von null an aufgebaut werden, da es bereits etablierte, standardisierte Lösungen in diesem Bereich gibt, die dann an ein Unternehmen individuell angepasst werden können. IBM Connections bietet zum Beispiel ein fertiges Intranet für die Organisation Ihres Unternehmens. Connections ist dabei vielseitig anwendbar und kann über Webapp, Windowsprogramm, mobile App, oder in IBM Notes aufgerufen werden. Als Intranet bietet Connections von Haus aus natürlich noch keine firmenspezifischen Features, doch diese lassen sich schnell nachrüsten. Auch das Corporate Design eines Unternehmens kann unkompliziert implementiert werden. Zudem steht eine API für programmatischen Zugriff auf Connections-Inhalte bereit, sodass sich funktionale Erweiterungen programmieren lassen.

Natürlich kann man auch ein neues, von Anfang an spezifisch auf eine Firma angepasstes Intranet implementieren. Ein individuelles Intranet richtet sich in jeder Hinsicht nach den Wünschen eines Unternehmens. Firmenspezifische Features, die das Intranet haben soll, können so direkt bei der Entwicklung der Programmarchitektur mit einfließen. Spezielle Workflows gehören selbstverständlich dazu. So kann ein individuell entworfenes Intranet einen größtmöglichen Freiraum gewährleisten. Zu beachten ist jedoch, dass der Aufwand der Programmierung und Implementierung bei einer individuellen Software-Lösung wesentlich höher ausfallen kann, als bei einer standardisierten, angepassten Software-Lösung für ein Intranet.

Ein Intranet lohnt sich für alle, die ...

• ... Wert auf schnelle und unkomplizierte Kommunikation legen.
• ... feste Workflows haben oder implementieren wollen.
• ... Informationen haben, die immer abrufbereit sein sollen.
• ... gesammeltes Wissen speichern wollen, statt es zu verlieren.
• ... Teamarbeit oder abteilungsübergreifende Arbeitsformen koordinieren müssen.
• ... mit sensiblen Daten arbeiten, die nur bestimmte Mitarbeiter sehen dürfen.
• ... Ihren Kunden die Möglichkeit zum Austausch untereinander und mit der Firma geben wollen.
• ... Wissen und Erfahrungen übersichtlich organisieren wollen.

Ein gutes Intranet kann ein sehr wichtiger Baustein für den Erfolg eines Unternehmens sein. Nehmen Sie jetzt mit uns Kontakt auf, damit wir Sie beraten können, welches Intranet am besten zu Ihnen passt. Rufen Sie uns unter +49 4307 900 408 an oder informieren sie sich weiter zu den Themen IBM Connections und Web-Entwicklung auf unserer Webseite.